شاید
برای شما هم پیش آمده که در محل کار یا دانشگاه یا هنگام تدریس و ...،
قرار باشد مطلبی را ارائه دهید. از شیوه ی ارائه، پاورپوینت و خود محتوا که
بگذریم، می رسیم به نبایدهای ماجرا، یعنی به طور ساده یعنی حرف هایی که
اگر موقع ارائه به زبان نیایند، وجهه شما بهتر حفظ می شود
-1هرگز نگویید: امروز خیلی خسته ام!
خیلی
از مواقع جملاتی نظیر "همین دیروز به من خبر دادند"، "تازه از سفر برگشتم و
خیلی خسته ام" یا جملات مشابه را در کنفرانس ها یا جلسات ارائه شنیده اید.
نکته این جا است که برای مخاطبین اصلا مهم نیست که شما خسته اید یا نه،
آنها آمده اند بهترین شما را ببینند. اگر واقعا آمادگی ندارید خیلی راحت
جلسه را لغو کنید، یا قرصی، قهوه ای، چیزی میل کرده و سپس به جلسه ی ارائه
بروید.
2-هرگز نگویید: بعدا به این موضوع بر می گردیم!
اگر
مخاطبین شما مشتاقانه خواهان تعامل با شما هستند، و از شما سوالی می
پرسند، یا خواهان توضیح در مورد مطلب خاصی هستند، از این موقعیت استثنایی
استفاده کنید. هرگز نگویید "در اسلاید بعدی به سوال شما جواب می دهم"، بلکه
همان لحظه از موقعیت استفاده کنید، به اسلاید بعدی بروید و مخاطبین خود را
هشیار نگه دارید، و آن ها را به تعامل بیشتر تشویق کنید.
3-هرگز نگویید: صدای مرا می شنوید؟ یک دو سه... یک دو سه!
خیلی
از مردم این گونه صحبت شان را شروع می کنند. تق تق روی میکروفون می زنند
تا چک کنند صدا درست است یا خیر. اساسا این چک کردن صدا وظیفه ی شما نیست.
شما کار خودتان را بکنید. اگر صدا مناسب نبود، آرامش خود را حفظ کرده، با
خودتان تا سه بشمارید، دوباره شروع کنید. در اغلب موارد مشکل در همین مرحله
حل می شود. اگر مشکل همچنان وجود داشت، به آرامی به کنار صحنه بروید و از
مسئول صدا پیگیری کنید. برگردید، به مخاطبین تان لبخند بزنید و با اعتماد
به نفس تمام منتظر حل مشکل بمانید.
4-هرگز نگویید: من شما را نمی بینم، نور خیلی شدید است!
بله، خیلی مواقع از شدت نور سالن شما مخاطبین خود را درست نمی بینید. اما
این مسئله ربطی به مخاطبین تان ندارد، و اساسا برای شان مهم نیست که شما
می بینیدشان یا نه. پس به همان تاریکی خیره شوید، لبخند بزنید و کارتان را
انجام دهید، و یا اگر دوست داشتید قدم زنان به سمت مخاطب حرکت کنید تا بهتر
او را ببینید. اگر شدت نور خیلی آزاردهنده است، دستان خود را از جلوی
چشمان تان بردارید و محترمانه از مسئولین سالن بخواهید به موضوع رسیدگی
کنند.
5-هرگز نگویید: از آنجا اسلایدها خوانا هست؟!
طبق
یک قانون نانوشته، بهتر است فونتی که استفاده می کنید، دو برابر سن
مخاطبین تان باشد! به طور مثال اگر اکثر آن ها 30 سال دارند، فونت 60 ایده
آل است.
6-هرگز نگویید: بگذارید این قسمت را بلند برای تان بخوانم!
قرار
دادن متن زیاد بر روی یک اسلاید، به طوری که مخاطبین تان برای خواندن آن
وقت زیادی صرف کنند، به خودی خود کار بسیار اشتباهی است. حال تصور کنید که
شما برای آنها بلند از روی اسلاید بخوانید! این حتی از اولی هم بدتر است.
سعی کنید متن هر یک اسلاید هایتان از چند کلمه تجاوز نکند، و بقیه مطالب را
حفظ کنید، زیرا در غیر اینصورت مخاطبین تان شروع به خواندن از روی اسلاید
می کنند و به شما گوش نمی دهند.
7-هرگز نگویید: تلفن ها/تبلت ها/ لپ تاپ ها را خاموش کنید!
دیگر
زمان آن گذشته است که به مخاطبی بگویید دستگاه های خود را خاموش کند. شاید
تا چند سال پیش هم اشکال نداشت، ولی الان در دوران دیگری زندگی می کنیم.
شاید
آنها بخواهند بر روی تبلت های شان یادداشت برداری کنند، آنچه در سالن می
گذرد را توئیت کنند، صدای تان را ضبط کنند، یا فیسبوک شان را چک کرده، کمی
هم بازی کنند! تنها از آنها بخواهید که دستگاه های شان را روی حالت بی صدا
قرار داده و شما هم با تمرکز بالا به بهترین شکل ممکن کار خود را انجام
دهید.
-8هرگز نگویید: لازم نیست چیزی یادداشت کنید یا از اسلایدها عکس یگیرید، کل اسلاید ها را در سایت می گذارم!
خیلی
خوب است که شما کل مطالب ارائه داده شده تان را بر روی سایت قرار می دهید
یا ایمیل می کنید، اما بهتر است اجازه دهید هر کس هر کاری دوست دارد انجام
دهد! یادداشت برداری به بسیاری از افراد در به خاطر سپردن مطالب کمک می
کند. در ضمن، قرار بر این است که اسلاید های شما حداقل کلمات و جمله ها را
شامل شود. پس اصولا ممکن است به درد مخاطب نخورد.
9-هرگز نگویید: جواب سوال تان ساده است، الآن خواهم گفت
کار خیلی خوبی می کنید که به سوالات مخاطب در همان لحظه پاسخ می دهید. اما
یک نکته مهم نمی بایست فراموش شود، سوال مطرح شده شاید برای شما و فرد
سوال کننده واضح باشد، اما برای بقیه حاضرین در جلسه چطور؟ پس بهتر است
سوال را تکرار کرده و اندکی پیش زمینه ارائه دهید، و سپس پاسخ سوال را
ارائه کنید. در ضمن این کار به شما وقت اضافی برای فکر کردن به پاسخ را
خواهد داد.
10-هرگز نگویید: سعی می کنم صحبتم کوتاه باشد
بسیاری
از افراد این عبارت را می گویند، و جالب اینکه تقریبا هیچ کدام به آن عمل
نمی کنند. لازم به ذکر است که برای مخاطب اصلا مهم نیست شما صحبتتان را طول
می دهید یا خیر (مگر این که از پیش بدانند چیز بی خودی در انتظار آنها
است!) آنچه برای شان مهم است، استفاده ای است که می توانند از صحبت های تان
داشته باشند.
نکته ی اضافی: هرگز نگویید: واقعا؟ وقتم تموم شد؟ هنوز 25 تا اسلاید باقی مونده!
قبل
از جلسه ی ارائه، حتما چندین بار تمرین کنید تا بتوانید مطالب خود را در
زمان تعیین شده به پایان برسانید. حتی بهتر است وقت تان را طوری تنظیم کنید
که ۵دقیقه اضافه بیاورید و به سوالات مخاطبین تان بپردازید. همواره سعی کنید پیش از ارائه به طور کامل خود را آماده کنید. خودتان باشید، و مهمتر از آن این که حرفه ای باشید
